Servicekosten in 2027: begin bij je contractgegevens

Vanaf 1 januari 2027 veranderen de servicekostenregels voor nieuwe huurcontracten. Voor een verhuurder begint de voorbereiding daarom bij een eenvoudige vraag: welke afspraken horen bij welke huurder?

Een gebouw kan één schoonmaakcontract hebben, terwijl de huurcontracten van de bewoners op verschillende momenten zijn gesloten. Wie alleen een totaalbedrag per pand bewaart, mist het detail dat nodig is om een afrekening zorgvuldig op te bouwen.

Maak de afspraak terugvindbaar

Leg per huurovereenkomst de ondertekeningsdatum, afgesproken diensten en bijbehorende documenten bij elkaar vast. Bewaar ook latere wijzigingen. Een los bedrag met het label ‘servicekosten’ vertelt onvoldoende over de afspraak waarop dat bedrag is gebaseerd.

Stel dat een complex twaalf appartementen heeft. Vier huurders krijgen een nieuw contract, terwijl acht bestaande contracten doorlopen. Het is dan verstandig eerst de toepasselijke afspraken te onderscheiden en pas daarna de kostenverdeling te berekenen. Dezelfde factuur kan onderdeel zijn van verschillende afrekeningen, zonder dat de onderliggende contracten gelijk zijn.

Scheid gegevens van berekeningen

Een heldere administratie bevat drie lagen: de leveranciersfactuur, de verdeelwijze en de uitkomst per huurder. Daardoor kun je een fout herstellen zonder het hele dossier opnieuw samen te stellen. Noteer waarom een correctie is gemaakt en welke versie naar de huurder is gestuurd.

Voor makelaars die meerdere eigenaren bedienen, voorkomt deze aanpak dat werkwijzen ongemerkt door elkaar lopen. Bespreek ontbrekende informatie ruim voordat de afrekening moet worden opgesteld. Een open vraag in oktober is gemakkelijker op te lossen dan een ontbrekende onderbouwing op de verzenddag.

Met de huurovereenkomsten en huurafschriften in Fortea Connect breng je de relevante administratie bij elkaar. Zo begint een begrijpelijke afrekening bij een compleet dossier.

Bron: Rijksoverheid: nieuwe regels servicekosten.