Een SVOH-dossier begint vóór de werkzaamheden

Bij een SVOH-aanvraag vraagt RVO om bewijsstukken over de uitgevoerde maatregelen. Wie deze pas na oplevering verzamelt, kan ontdekken dat juist de belangrijke details niet meer zichtbaar zijn.

Een afgewerkte wand vertelt bijvoorbeeld niet vanzelf welk isolatiemateriaal erachter zit. Daarom hoort de dossiervorming bij de voorbereiding van het werk.

Maak bewijs onderdeel van de opdracht

Spreek vooraf met de uitvoerder af welke gegevens en beelden worden aangeleverd. Verbind die afspraak aan de woning en de betreffende maatregel. Een algemene projectmap met tientallen losse foto’s is moeilijker te gebruiken dan een herkenbare set per adres.

Bewaar offertes, definitieve opdracht, facturen en betaalgegevens afzonderlijk. Geef duidelijk aan welke versie actueel is. Wanneer tijdens de uitvoering een ander product wordt gekozen, hoort ook die wijziging in het dossier thuis. Anders verwijst de offerte naar iets anders dan de factuur of de foto.

Verdeel de verantwoordelijkheid

Bij een kleine portefeuille kan de eigenaar zelf controleren of alles aanwezig is. Bij beheer voor meerdere klanten is het nuttig één verantwoordelijke per project aan te wijzen. Die persoon bewaakt niet alleen de voortgang van het werk, maar ook de volledigheid van de oplevering.

Neem bijvoorbeeld drie woningen die achter elkaar worden geïsoleerd. Rond de documentatie van de eerste woning af voordat de uitvoerder de laatste oplevert. Ontbrekende gegevens worden dan ontdekt terwijl het proces nog kan worden bijgestuurd.

Controleer daarnaast de actuele aanvraagvolgorde en voorwaarden voordat je opdracht geeft. De timing van een subsidieaanvraag is geen administratief detail dat altijd achteraf kan worden opgelost.

Met taken en objecten in Fortea Connect verbind je werkzaamheden aan het juiste pand. Zo blijft ook na oplevering duidelijk welke informatie bij welke investering hoort.

Bron: RVO: aanvraagproces SVOH.