Een nieuw rekeningnummer op een onderhoudsfactuur verdient controle

De politie waarschuwt voor factuurfraude waarbij betaalgegevens worden aangepast. Voor vastgoedbeheerders is dat een herkenbaar risico: er gaan regelmatig facturen van onderhoudsbedrijven en andere leveranciers door de administratie.

Een vertrouwde bedrijfsnaam en een bekende opdracht maken een gewijzigd rekeningnummer nog niet betrouwbaar. Juist een factuur die goed bij het werk past, kan gemakkelijk zonder extra controle worden verwerkt.

Maak een wijziging een aparte handeling

Behandel het aanpassen van een rekeningnummer los van het goedkeuren van de werkzaamheden. De vraag of de schilder zijn werk heeft gedaan, is een andere vraag dan of de bankgegevens kloppen.

Controleer een wijziging via een al bekend contactkanaal. De politie adviseert hiervoor niet het telefoonnummer uit het verdachte betaalverzoek te gebruiken. Leg vervolgens in het leveranciersdossier vast wie de gegevens heeft bevestigd en wanneer dat gebeurde.

Houd haast uit het proces

Stel dat op vrijdagmiddag een bericht binnenkomt met het verzoek een grote eindfactuur direct naar een nieuw nummer te betalen. Een vaste werkwijze voorkomt dat de druk van het moment de controle vervangt. De medewerker weet welke stap nodig is en wie bij twijfel beslist.

Ook bij kleinere bedragen is consistentie nuttig. Een uitzondering die vandaag gemakkelijk lijkt, kan morgen de nieuwe gewoonte worden. Bespreek daarom voorbeelden met medewerkers die facturen ontvangen, controleren of klaarzetten.

De administratie moet bovendien de oorspronkelijke factuur en eventuele correcties herkenbaar bewaren. Zo blijft later zichtbaar welk document de basis vormde voor de betaling en waarom gegevens zijn aangepast.

Fortea Connect helpt relaties en financiële informatie bij elkaar te houden. Combineer dat overzicht met duidelijke interne betaalafspraken. Meer structuur in relatiebeheer ondersteunt de controle, maar vervangt die niet.

Bron: Politie: digitale factuurfraude voorkomen.